Contexte

La société POMA est leader mondial dans les systèmes de transport par câble. Elle souhaitait fiabiliser et accélérer son processus de diffusion de documentations techniques liées notamment à la maintenance clients, sous-traitants et autres partenaires en temps réel. 

Projet

Jusqu’alors, une base de documentation sous Linux Postgres avec 40 000 documents était en place avec un système de diffusion manuelle reposant sur le publipostage. La société a donc cherché en 2002 un prestataire lui permettant de créer un intranet/extranet pour classer et publier un gros volume de documents.

Il fallait également informer les abonnés des évolutions et leur mettre à disposition les dossiers qui les concernaient.

En outre, ces abonnés devaient pouvoir accéder à la documentation technique publiée et être assurés que les documents étaient à jour.

Une fonction de recherche sur critères et un classement par dossier complétaient le cahier des charges. Ne disposant pas en interne d’une bande passante suffisante, la recherche d’un outil disponible en mode partagé (ASP) fut un critère déterminant d’autant que Poma utilisait déjà des outils en mode ASP pour gérer les notes de frais et la paie.

Solution et déroulement

Axemble a proposé VDocPortal une solution modulaire pour mettre en place rapidement un portail collaboratif en français et en anglais.

Point d’accès unique, il permet à chaque utilisateur de disposer des informations et des applications dont il a vraiment besoin. Il fédère les applications, les processus et permet un véritable partage documentaire dans un référentiel unique.

Le projet a été mené conjointement entre les utilisateurs et les chefs de projets, piloté par le service informatique.

Certains besoins ont nécessité des développements spécifiques : le nom de la société cliente et la date devaient être matérialisés lors du téléchargement sur les documents PDF.

Bien que le projet se soit déroulé sans problème majeur, le chargement initial de gros volumes de documents et le travail rigoureux de normalisation des noms de notices ont posé quelques difficultés.

Une fois l’application réalisée, les utilisateurs internes ont été formés au maniement du portail.

Le service marketing s’est chargé d’initier les clients externes (démonstrations, présentations…) et les agents étrangers (salons, réunions…) à la nouvelle application.