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Gestion Electronique de Documents

Les outils de GED offrent la possibilité d’organiser, de structurer, de classer et de diffuser des données.
Ils permettent en outre de gérer des droits d'accès différenciés en fonction des groupes d'utilisateurs.
Trois fonctionnalités essentielles caractérisent la gestion électronique de documents :

Création de contenu:

Métadonnées

Modèles de documents : des modèles prédéfinis peuvent être appliqués à des répertoires (ex : modèles qualité)

Check in/check out : le document est verrouillé en écriture lorsqu’il est déjà en modification

Publication : massive, téléchargement de fichiers, glisser déposer...

Gestion des versions : gestion des modifications des documents (Check-In/Out) qui peuvent être révisés et qui sont automatiquement mis à jour lorsque l'administrateur les valide.

Classification et recherche de l’information:

Recherche intégrale (plein texte) ou limitée aux métadonnées (titre, auteur, mots clés ...)

Classement et catégorisation : l'indexation applique au document des métadonnées qui décrivent son contenu.
Des catégories peuvent être appliquées aux documents (et plus globalement à tout objet d’un portail) afin de permettre un classement de l’information multi-critères et adapté aux différent types d’utilisateurs (ex : commerciaux techniciens etc). On parle alors de plan de classement ou taxonomie.

Diffusion :
Pour que ces outils soient efficaces, le principe d’alerte est incontournable afin d’être prévenu par courriel de publications ou de documents importants à lire ou à valider en fonction de chaque profil. Il s’agit d’être informé de manière ciblée sans être noyé d’informations. Le paramétrage de ces alertes doit être bien étudié et les outils associés souples.
Il existe deux types d’alertes qui suivent les principes du "pull" (tirer l’information vers soi) et du "pusch" (pousser l’information vers la bonne cible) :

Notifications (pusch) par mail avec un lien sur le document à lire ou à valider

Abonnements (pull) : possibilité de s’abonner a un dossier afin d’être notifié par mail automatiquement lors de modifications ou mises à jour.

Des outils de gestion de contenu plus spécifiques viennent souvent compléter la gestion de document en fonction des besoins :

Photothèque : prise en compte de métadonnées spécifiques et possibilité d’opérations de traitement de l’image (taille format etc),

Annuaire de sites : classement et liens vers des sites utiles

Videothèque : classement et visualisation de vidéos

Syndication de contenu

Flux rss et agrégateurs : les flux rss sont mis à disposition par les éditeurs de sites web le plus souvent sous forme d’actualités.
Un fichier RSS reprend automatiquement soit les titres, soit le texte intégral d'un site d'actualité ou d'un blog. Les informations sont le plus souvent affichées sous forme de liens cliquables.
Cet outil, très utilisé aujourd’hui, permet de réaliser une veille automatique sur un sujet donné.
Des répertoires spécialisés, comme La Mooche, recensent des flux RSS et les classent par catégories.
Des flux RSS peuvent être rassemblés dans un même outil. On les appelle des «agrégateurs rss». Plusieurs lecteurs de flux agrégés sont disponibles : Netvibes, iGoogle, Linkedfeed...

Création de contenus collaboratifs

Les wikis: ce sont des outils de gestion de sites web collaboratifs où les pages sont librement modifiables par tous les utilisateurs autorisés. On utilise les wikis pour faciliter l'écriture collaborative de documents avec un minimum de contraintes. Si le wiki le plus connu reste Wikipédia, cet outil peut aussi être utilisé dans une entreprise pour faciliter la gestion des connaissances ou dans le cadre d'une conférence pour préparer les interventions (Rencontres d'Autrans - 2008).